Tại sao cần phải có máy chấm công?
Cuộc cách mạng công nghiệp của thế giới từ những năm 30 của thể kỷ 20 đã thay đổi cách suy nghĩ cũng như hành động của con người, chúng ta cần mở rộng quy mô làm việc, áp dụng công nghệ kỹ thuật để nâng cao năng xuất nhưng chính điều đó lại tạo ra khó khăn trong việc quản lý lao động cho nên từ xưa công việc chấm công đã trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết. Chính vì tầm quan trọng của việc kiểm soát lao động mà máy chấm công càng được đầu tư nghiên cứu và cải tiến ra nhiều dòng khác nhau như máy chấm công thẻ giấy, máy chấm công vân tay, máy chấm công thẻ từ, máy nhận diện khuôn mặt,...
Sự cần thiết của máy chấm công và những hiểu nhầm về máy chấm công thẻ giấy
Một vài lợi ích thiết thực nhất mà máy chấm công mang lại:
Ngăn chặn hành vi trộm cắp thời gian của nhân viên: Khi nhân viên kiếm được tiền lương cho thời gian mà họ đã không thực sự chi cho làm việc thì nó được gọi là trộm cắp thời gian. Trong các hệ thống chấm công truyền thống, nhân viên thực hiện điều này bằng nhiều cách khác nhau như ký tên vào sổ đăng ký và đi ra khỏi văn phòng, người khác ký hoặc ký thay cho bạn của mình. Hoặc thậm chí lảng vảng quanh văn phòng ở các khu vực chung như căng tin.Phòng Nhân sự ít gánh nặng hơn nhờ nhân viên tự ý thức hành động: Hầu hết các công ty triển khai hệ thống chấm công đều nhận ra rằng dữ liệu cho đăng nhập hàng ngày và đăng xuất có thể được cung cấp cho nhân viên để xem và kiểm tra về bất kỳ sai sót hoặc ngoại lệ nào thông qua các hệ thống được gọi là ESS. Khi nhận được cảnh báo như vậy, nhân viên có thể tự giải quyết với giám sát,... Do đó, năng suất của bộ phận nhân sự được cải thiện và họ có thể tập trung hơn vào phát triển nhân viên hơn là lãng phí thời gian và nguồn lực để thực hiện việc lưu giữ thủ công trong một hệ thống giữ thời gian truyền thống.
Dễ dàng hơn để xác định nhân viên cho phần thưởng hay hình phạt: Trong các hệ thống giữ thời gian và tham dự truyền thống, nếu cần phải xác định các nhân viên có sự tham gia đặc biệt cao hoặc thấp thì cần phải chọn lại một cách thủ công các bản ghi đã đăng nhập trong nhật ký hoặc sổ đăng ký. Hoạt động tẻ nhạt và năng suất thấp này có thể được chuyển thành báo cáo tức thời bằng cách lưu trữ các truy vấn và báo cáo được xây dựng sẵn trong hệ thống lưu giữ và truy cập.
Hơn thế nữa rất nhiều người ưa dùng máy chấm công thẻ giấy có lẽ chính bởi máy hoạt động rất đơn giản dễ sử dụng mà nhất là chi phí đầu tư lại thấp.Khi bạn dùng máy chấm công thẻ từ thì giá thành làm 1 thẻ cho nhân viên rơi vào khoảng từ 50 - 80 nghìn nhưng đối với thẻ giấy thì chỉ 1 đến 2 nghìn đồng.
Nguyên tắc hoạt động của 1 chiếc máy chấm công thẻ giấy :
Trên chiếc thẻ giấy, người ta chia sẵn 30 ngày trong tháng với các ô giờ vào, giờ ra, giờ làm thêm... trong một ngày và tất cả các ô để ghi tên nhân viên ,chức vụ ,tên công ty đều được để sẵn. Khi chấm công, người ta sẽ đút thẻ giấy vào máy, sử dụng một cần gạt để điều chỉnh giờ chấm công hoặc nếu không có cần gạt tức là chiếc máy đó có khả năng lập trình tự động nhận diên ca làm việc. Sau đó máy sẽ in giờ ở thời điểm chấm công lên thẻ ở ô tương ứng. Mỗi nhân viên đi làm sẽ mang theo thẻ vào chấm công và thẻ đó có hiệu lực trong một tháng. Tùy vào loại máy mà có thẻ in được các màu mực như đỏ,xanh hoặc đen để phân biệt giờ làm trễ, đúng giờ hoặc làm thêm ca....Nếu đang còn suy nghĩ nên chọn loại máy chấm công nào thì đừng ngần ngại chọn một chiếc máy chấm công thẻ giấy, không chỉ có đầy đủ các tính năng cần thiết mà nó còn giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí để đầu tư vào những việc kinh doanh tốt hơn.
Ngoài máy chấm công thẻ giấy, Siêu thị điện máy còn cung cấp nhiều sản phẩm khác cho bạn lựa chọn như cân điện tử in hóa đơn, máy tính tiền, máy in hóa đơn, máy in mã vạch,…