Mua máy photo tốt nhất phù hợp cho văn phòng của bạn sẽ cho phép bạn sao chép các tài liệu in một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Có một loạt các máy photocopy kinh doanh và quyết định cái nào phù hợp với bạn và văn phòng của bạn sẽ phụ thuộc vào một loạt các yếu tố. 

Trước khi đưa ra quyết định có nên mua máy photo, bạn nên tự hỏi mình các câu hỏi sau đây: 
- Bạn có cần tài liệu màu hoặc chỉ đen trắng?
- Bạn sẽ in bao nhiêu tài liệu một ngày / tuần / tháng?
- Làm thế nào nhanh chóng bạn cần tài liệu để in?
- Nhóm của bạn lớn như thế nào và mọi người có cần truy cập vào máy photo không?
- Bạn có cần các tính năng bổ sung như in, fax hoặc quét không?

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phạm vi các tùy chọn có sẵn, hãy tiếp tục với bài viết này của Hải Minh. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến các bạn các kiến thức liên quan đến thiết bị này cùng với lựa chọn hoàn hảo nhất. 

Máy photo thiết bị văn phòng quan trọng

Thay thế một máy photocopy hiện có

Nếu bạn đang tìm kiếm một sự thay thế cho máy photo văn phòng hiện có thì bạn sẽ cần phải tự hỏi mình một câu hỏi sau:

- Máy bạn hiện đang sử dụng có tất cả các tính năng bạn cần không?
- Nó có thể xử lý khối lượng sao chép mà bạn hiện đang thực hiện không?
- Nó sao chép đủ nhanh?
- Tại sao bạn muốn mua máy photo mới khác với máy hiện tại?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn thu hẹp các lựa chọn khi tiếp cận nhà cung cấp. Nếu bạn có thể nói 'Tôi hiện đang có X nhưng tôi đang tìm kiếm thứ gì đó có thể xử lý âm lượng cao hơn' hoặc 'Tôi hiện đang có Y nhưng tôi đang tìm kiếm thứ gì đó đơn giản hơn một chút', nhà cung cấp hay các nhân viên bán hàng sẽ ngay lập tức có thể đề xuất một vài dòng phù hợp cho bạn. 

Lần đầu mua máy photo 

Việc thiết lập loại máy nào bạn cần khi bạn chưa từng mua và sử dụng máy photo chất lượng nào, có thể sẽ gặp khá nhiều khó khăn tuy nhiên hãy suy nghĩ về những điều sau đây sẽ giúp ích cho bạn: 

- Khối lượng bản sao bạn sẽ thực hiện mỗi tháng? Đây có thể là một con số khó ước tính, vì vậy hãy nghĩ xem có bao nhiêu người trong văn phòng của bạn, khoảng chừng mỗi bản sao sẽ được tạo ra bao nhiêu mỗi ngày, nhân các số này với nhau và sau đó bằng số ngày trung bình trong tháng làm việc của bạn. 

- Bạn sẽ sao chép cỡ giấy nào? A4 là kích thước bình thường nhưng bạn có thể cần phải sao chép các tài liệu lớn hơn. (Hãy nhớ rằng A3 gấp đôi kích thước của A4, A5 bằng một nửa kích thước của A4...) 

- Bạn có cần phải sao chép màu? Hãy suy nghĩ cẩn thận về điều này vì sao chép màu đắt hơn đáng kể so với màu đen và trắng.

- Bạn có muốn máy photo hoạt động như một máy quét và máy in không? Đây là điều phổ biến đối với hầu hết tất cả các máy photo kỹ thuật số hiện đại nhưng hãy suy nghĩ về việc máy sẽ được kết nối với một máy tính hay một mạng.

Các tính năng của máy photo

Máy photo hiện đại, từ Xerox đến Brother, cung cấp một loạt các chức năng cho các doanh nghiệp. Để giúp bạn hoàn thành công việc nhiều hơn tại nơi làm việc, bạn cần xem xét các chức năng bạn cần để tối đa hóa hiệu suất của máy photo chính hãng. 

Phần tốt nhất là nhiều tác vụ trước đây chỉ có sẵn trong các mẫu đắt nhất cũng có sẵn trong các mẫu nhỏ gọn. Ngoài các máy đa chức năng có thể in, quét và fax cũng như sao chụp, các lựa chọn chức năng tùy chọn có thể bao gồm như:

Máy in ấn sao chép tài liệu nhanh chóng 

- In ấn 
- Photocopy  
- Dập ghim và đục lỗ 
- Chia bộ điện tử 
- Sao chép tự động
- In / quét hai mặt (hai mặt)
- Màn hình cảm ứng
- Chỉnh sửa hình ảnh để thêm số trang hoặc hình mờ hoặc định cỡ lại
- Tài khoản người dùng
- Kết nối không dây, Bluetooth hoặc USB ngoài mạng LAN tiêu chuẩn
- Các tính năng bảo mật (ví dụ: mật khẩu, mã PIN, mã hóa dữ liệu,...)
- Chế độ tiết kiệm điện
- Hỗ trợ đa phương tiện (ví dụ: thẻ, kích cỡ và kho giấy khác nhau)
- Lưu trữ giấy bổ sung (Trong lưu trữ ổ cứng tích hợp để quản lý và lưu trữ tài liệu dễ dàng hơn) 

Kích thước máy photo

Vấn đề mà nhiều văn phòng gặp phải với máy photo là cố gắng tìm một kích thước phù hợp với không gian của công ty, văn phòng đặt máy. Hoặc là nó chiếm quá nhiều phòng, hoặc nó không đủ lớn để xử lý khối lượng công việc theo yêu cầu của văn phòng. Để có thể chọn được kích thước máy photo phù hợp bạn không chỉ tính đến chiều cao và chiều rộng, mà cả chiều sâu nữa. 

Một điều cần lưu ý khi nhìn vào máy photo giá rẻ, và đặc biệt là khi xem xét kích thước, là các mô hình lớn hơn sẽ có chỗ để chứa nhiều giấy hơn, sử dụng được lâu hơn mà không cần phải đổ đầy hoặc bổ sung thêm. 

Ngoài các dòng máy lớn, nhiều máy photocopy hiện đại đã được giảm kích thước để làm cho chúng nhỏ gọn hơn, dễ điều khiển vận hành và có thể sử dụng được đơn giản nhất. Điều này giúp cho các công ty doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được dòng máy phù hợp cho mình. 

Vài dòng máy photo tốt nhất 

Máy photo laser

Máy photo laser đang là loại máy photocopy đắt nhất do công nghệ bên trong tinh vi và hiệu suất hoạt động cao. Các dòng máy này có xu hướng in tài liệu nhanh hơn và sắc nét hơn so với máy in phun, và mặc dù chúng có giá cao hơn đáng kể, tuy vậy,  máy lại bền và xài tốt. 

Nhiều văn phòng, bao gồm cả văn phòng tại nhà, có thể sản xuất hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn trang in mỗi ngày. Nếu văn phòng của bạn cần sản xuất số lượng lớn tài liệu in, thì bạn nên xem xét mua dòng máy photocopy laser. Không chỉ công việc in nhanh hơn, mà chất lượng sẽ được đảm bảo và mực sẽ không hết. Tương tự như vậy, máy photocopy laser có dung lượng lưu trữ giấy rất lớn giúp bạn nhanh chóng hoàn thành việc in ấn, nâng cao hiệu quả công việc. 

Và hãy lưu ý, khi đã quyết định mua máy photo tốt nhất hãy cố gắng tìm kiếm các dòng máy có thương hiệu tốt nổi tiếng để đi kèm đó là dịch vụ bảo hành, hậu mãi tốt nhiều ưu đãi.

Máy photo phun

Máy photo phun thường phù hợp hơn với các văn phòng nhỏ và ít đòi hỏi hơn, chẳng hạn như văn phòng tại nhà, vì chất lượng in của chúng có thể kém hơn một chút so với máy laser và tốc độ in của chúng có xu hướng chậm hơn.

Tuy nhiên, nếu bạn cần một máy photocopy để sử dụng không thường xuyên hoặc in sao chép ít tài liệu, thì bạn chắc chắn nên xem xét một máy photo phun. Chi phí hoạt động có thể tốn kém hơn một chút trên mỗi trang do chi phí mực cao, nhưng chi phí mua hàng tổng thể có thể rẻ hơn đáng kể, bù lại chi phí vận hành cao hơn.
 

Nhiều dòng máy photo cho người dùng lựa chọn

Máy in phun vs Laser

Cả máy photocopy laser và máy in phun hoạt động như máy photocopy và máy in. Câu hỏi là: Làm thế nào để bạn chọn giữa hai và chọn máy photocopy phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?

Máy photocopy cung cấp chất lượng in cao nhất hiện có trên thị trường cũng như tốc độ và độ chính xác tuyệt vời, nhưng có thể dễ dàng tiêu tốn nhiều tiền để sở hữu nó. Trong khi đó, bạn có thể chọn một máy photocopy phun với giá rẻ hơn rất nhiều. Vì vậy, trong khi chất lượng có thể không rõ nét, bạn có thể thấy rằng bạn có thể tốt hơn về mặt tài chính nếu bạn chọn sử dụng máy rẻ hơn.

Đối với một văn phòng tại nhà, chi phí thấp bạn có thể chọn dòng máy phun. Nhưng để một máy photocopy văn phòng được sử dụng bởi số lượng nhân viên lớn hơn, bạn có thể cần phải tính đến một loạt các yếu tố, chẳng hạn như nhiều công việc in xảy ra cùng một lúc và tốc độ là cần thiết hơn nhiều. Trong trường hợp này, một máy có thể xếp chồng các công việc và in các bản sao với tốc độ nhanh hơn có thể được yêu cầu để giữ năng suất cao. Trong trường hợp này, nó có thể có ý nghĩa hơn để lựa chọn máy photocopy laser mạnh hơn, nhưng đắt tiền hơn.

Máy photo đen trắng

Máy photo đen trắng hay còn gọi là máy photo đơn sắc, nếu bạn thích - chính xác là những gì bạn mong đợi: máy sao chép và in được giới hạn trong bảng màu thang độ xám.

Thường được xem là kém hơn so với các mô hình màu, máy photo đen trắng đã được tiếp thêm sức mạnh trong thập kỷ qua bằng công nghệ laser và LED. Không chỉ có tốc độ và chất lượng in ấn được cải thiện mạnh mẽ, mà những đột phá sản xuất tiếp theo có nghĩa là giá thành của những chiếc máy này đã giảm đáng kể.

In bằng màu đen và trắng có thể cung cấp cho doanh nghiệp một loạt các lợi ích. Không chỉ có âm thanh công nghệ và giá rẻ để sản xuất, điều đó có nghĩa là máy photo đơn sắc có giá thấp hơn, mà hầu hết các văn phòng vẫn có thể tối đa hóa ROI cho dù họ có in màu hay không.

Máy photocopy màu

Công nghệ màu sắc đã được thêm vào máy photo vào cuối những năm sáu mươi và kể từ đó quy trình đã được cải tiến đến mức giờ đây nó có thể tạo ra các bản sao màu chất lượng cao trên một máy văn phòng có kích thước tiêu chuẩn.

Thêm màu vào tài liệu in của bạn có thể làm tăng thêm thông tin liên lạc bên trong và bên ngoài, giúp cho việc thuyết trình dễ dàng hơn để theo dõi, cho phép bạn in các tài liệu bán hàng hoặc quảng cáo trong nhà cũng như tiêu đề thư, hóa đơn và phiếu khen mà không cần phải dựa vào máy in bên ngoài. 

Nếu bạn đang tìm cách sản xuất một tài liệu chất lượng chuyên nghiệp trên quy mô lớn, thì bạn sẽ cần một máy in sản xuất cao cấp với độ phân giải in DPI (số chấm trên mỗi inch) cao. Những máy này thường bao gồm các mô-đun để sản xuất và ràng buộc các loại tài liệu khác nhau.

Máy sao chép tài liệu chất lượng cao

==> Có thể bạn quan tâm: Máy hủy tài liệu chính hãng

Đối với các văn phòng nhỏ, một máy photocopy màu sẽ là một vấn đề khiêm tốn hơn, nhiều khả năng là một máy photocopy để bàn sẽ là lựa chọn tốt hơn và tiêu chuẩn chất lượng với in ấn chuyên nghiệp hơn cho bạn. 

Như với tất cả các máy kỹ thuật số hiện đại, máy photocopy màu là máy quét và máy in tích hợp, vì vậy chúng rất lý tưởng để sử dụng làm máy in màu văn phòng khi kết nối với mạng máy tính. Có sẵn trong một loạt các kích cỡ và với vô số các tính năng bổ sung tùy chọn, máy photo màu bao gồm từ các máy văn phòng nhỏ đến các đơn vị in ấn sản xuất chất lượng chuyên nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp yêu cầu máy móc hạng nặng để đối phó với các bản in lớn, thì bạn sẽ vui mừng khi biết rằng đây là nơi các máy photo màu xuất hiện. Các máy photo sản xuất như Sê-ri Oce VarioPrint của Canon, không chỉ cung cấp chức năng màu, mà còn có thể in với tốc độ lên tới 250 trang mỗi phút cho văn bản và chỉ dưới 100 trang / phút cho hình ảnh màu toàn trang.

Những máy này có thể tốn kém hơn, nhưng chúng cung cấp một mức năng suất cao trong công việc. 

Nên chọn máy photocopy màu hay đơn sắc 

Quyết định lựa chọn máy photo màu so với máy đen trắng phụ thuộc nhiều vào giá cả. Máy photocopy màu sử dụng bốn bộ mực khác nhau (lục lam, đỏ tươi, vàng và đen), điều đó có nghĩa là bạn sẽ thay thế hộp mực hoặc hộp mực thường xuyên hơn. Ngoài ra, máy đắt hơn để mua hoặc cho thuê do công nghệ bổ sung có liên quan, điều này cũng dẫn đến chi phí sản xuất cao hơn. Đen và trắng - hoặc đơn sắc - máy photocopy cũng có xu hướng in nhanh hơn, giá lại rẻ hơn rất nhiều. 

Tóm lại là tùy vào nhu cầu sử dụng cũng như khả năng tài chính bạn nên lựa chọn cho mình dòng máy phù hợp nhất. 

Tìm hiểu về mực của máy photo 

Cả máy in phun và máy in laser đều yêu cầu bảo trì và bảo dưỡng trong suốt quá trình sử dụng, và nó phụ thuộc rất nhiều vào tần suất sử dụng và quy mô của khối lượng công việc như mức độ thường xuyên phải bảo dưỡng. Nếu bạn đang thuê một máy photocopy, bạn có thể dựa vào các kỹ thuật viên dịch vụ để đảm nhiệm các công việc này cho bạn. Tuy nhiên, một vấn đề bạn cần lưu ý là thay thế mực và chi phí của nó.

Ví dụ, máy in phun và máy in có thể chi phí ít hơn nhiều để mua, nhưng mực họ yêu cầu cũng đắt hơn nhiều.

Đối với một văn phòng tại nhà với số lượng sao chép và in ấn thấp, máy phun có thể ban đầu dường như là một lựa chọn tốt hơn hoàn toàn vì chi phí mua hàng thấp hơn. Tuy nhiên, yếu tố này không có chi phí cao hơn nhiều. Ngay cả khi bạn không in thường xuyên, cuối cùng bạn vẫn sẽ thay thế hộp mực một cách thường xuyên.

Trong thực tế, nếu máy photocopy phun của bạn quá lâu mà không in bất cứ thứ gì, thì bạn có thể thấy rằng mực cần phải thay thế bởi vì nó khô, vì vậy dù không dùng thường xuyên bạn vẫn phải thay mực đúng chu kỳ. 

Mặt khác, máy laser sở hữu giá mua ban đầu cao hơn và chi phí phụ kiện cũng cao hơn, với hộp mực có giá cao hơn. Tuy nhiên, hộp mực cần thay thế với tốc độ chậm hơn nhiều so với dòng máy phun. 

Và đặc biệt, một hộp mực có thể in hàng ngàn và hàng ngàn trang, điều mà một hộp mực in phun đơn giản không thể bằng được. Ngay cả khi khối lượng in của bạn thấp, có thể đáng để xem xét một máy photocopy laser vì nó có thể trở thành một lựa chọn tốt hơn trong thời gian dài. Dù chi phí ban đầu bỏ ra khá cao nhưng máy lại bền hơn và tiết kiệm nhiều hơn cho bạn. 

Như vậy trên đây là vài thông tin chia sẻ tư vấn mua máy photo tốt nhất cho các bạn đọc, hy vọng với những chia sẻ trên của chúng tôi phần nào đó giúp bạn có những kiến thức hữu ích và ý nghĩa trong việc lựa chọn tìm mua máy photo cho văn phòng, công ty doanh nghiệp của mình. Nếu bạn vẫn còn đang băn khoăn và phân vân không biết nên lựa chọn dòng máy nào thì nhanh tay liên hệ ngay hotline của siêu thị Hải Minh, nhà cung cấp đa dạng các dòng máy photo từ nhiều thương hiệu nổi tiếng trên thế giới. Cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

☎️HOTLINE TƯ VẤN MUA HÀNG NHANH: 
(HCM) 0932 196 898 - 0902 787 139
(HN): 0918 486 458 - 0962 714 680
(Đà Nẵng): 0962 986 450
(Hải Phòng): 0868 227 775
(Thanh Hóa): 0963 040 460
(Vinh): 0969 581 266
(Cần Thơ): 0938 704 139
(DakLak): 0984 762 139.