Hóa đơn chứng từ hay những tài liệu quan trọng của công ty, doanh nghiệp, văn phòng… cần được bảo quản cẩn thận đẻ khi muốn tra cứu thông tin sẽ dễ dàng hơn, cũng như bảo vệ những tài liệu quan trọng đó không bị mất mát hay hư hỏng. Vậy làm thế nào để bảo quản chứng từ tốt nhất? Hải Minh xin khuyến nghị một phương pháp phổ biến hiện nay đó là sử dụng máy đóng chứng từ để khoan đóng chứng từ một cách thẩm mỹ và khoa học nhất.

Các cách đóng chứng từ thường gặp

• Đóng lỗ rồi dùng accord giữ lại, ngoài cùng đóng bìa cứng.

• Xếp lại và đóng tập ở góc trên bên trái

• Đóng lỗ và dùng file còng A4 để lưu

  Xem thêm: 5 lưu ý sử dụng máy đóng chứng từ khi mới mua về

Sử dụng máy đóng chứng từ để khoan lỗ đóng chứng từ
Tùy theo số lượng nghiệp vụ hàng tháng, cách đánh số chứng từ, loại chứng từ, chi phí văn phòng phẩm cho phép… mà chúng ta sẽ lựa chọn phương pháp đóng chứng từ phù hợp nhất.
Sử dụng máy khoan đóng chứng từ được sử dụng phổ biến ở hầu hết các văn phòng, doanh nghiệp hiện nay. Máy khoan chứng từ cho phép đóng chứng từ, hồ sơ, giấy tờ...với độ dày tối đa lên đến 50mm. Qúa trình khoan và buộc của máy  hoàn toàn tự động chỉ với một nút ấn trong vài dây. Máy đóng chứng từ có chức năng "chỉ khoan" sử dụng khi cần thiết.

Có 2 cách đóng lỗ khi đóng chứng từ

• Nếu là tài liệu chỉ có 1 kích thước :

+ Sắp xếp chứng từ lại ngay ngắn.
+ Xếp gấp đôi tờ trên cùng.
+ Mở ra và cho cả xấp vào dụng cụ bấm lỗ sao cho mũi tên chỉ ở giữa khớp với nếp gấp ở giữa tờ giấy là tệp chứng từ lúc nào cũng đều.

• Nếu là tài liệu có nhiều kích thước khác nhau:

+ Sắp xếp sao cho ngay ngắn theo góc trên bên trái.
+ Quay ngược đầu lại, lật úp xuống đưa vào dụng cụ bấm lỗ và căn theo thước, ví dụ thống nhất là mức A4 trên thước rồi bấm.
+ Với các loại giấy to hơn mức A4 bình thường, nên gấp nếp cho vừa cỡ A4 chuẩn. Như vậy chứng từ sẽ rất đều và đẹp.
Chú ý:
- Chứng từ nên xếp từ dưới lên trên theo thứ tự, số nhỏ trước, số lớn sau.
- Trong 1 bộ chứng từ cần có nguyên tắc sắp xếp nhất định.
- Ở ngoài bìa luôn luôn ghi loại chứng từ, thời gian lưu là tháng mấy, số chứng từ là từ số mấy đến số mấy.
Trên đây là phương pháp đóng chứng từ với máy khoan đóng chứng từ sao cho việc lưu lại giấy tờ của doanh nghiệp được logic và khoa học nhất. Tùy thuộc vào số lượng hóa đơn cũng như đặc điểm công việc, giấy tờ của mỗi lĩnh vực mà có cách sắp xếp sao cho hợp lí nhất. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng máy đóng chứng từ tại nhà